「展示会への出展が決まったものの、何から準備を始めればいいか分からない」「スケジュール感や費用感が掴めず、計画が立てられない」とお悩みではないでしょうか。
展示会出展は、見込み顧客との直接的な接点を作り、商談や受注につなげる絶好の機会です。
しかし、準備すべきことが多岐にわたるため、計画的に進めなければ成果を出すことは難しいのが現実です。
この記事では、展示会出展の全体の流れを6ヶ月前から出展後までの時系列で解説し、各フェーズでやるべきこと、費用相場、成功のポイント、よくある失敗と回避策までを網羅的に紹介します。
【この記事で分かること】
- 展示会出展の目的と期待できる効果
- 出展にかかる費用の相場と内訳
- 6ヶ月前〜出展後までの時系列スケジュール
- よくある失敗パターンと回避策
- すぐに使えるフェーズ別チェックリスト
読み終えるころには、出展計画を具体的に立てられる状態になっているはずです。
展示会出展の基礎知識
展示会出展の準備に入る前に、まずは基礎知識を押さえておきましょう。
目的の明確化、展示会の選び方、費用感の把握ができていれば、その後の準備がスムーズに進みます。
展示会出展の目的と期待できる効果
展示会出展を成功させるためには、まず「なぜ出展するのか」を明確にすることが重要です。
展示会出展の目的は、大きく以下の4つに分類されます。
【展示会出展の主な目的】
- 見込み顧客の獲得：名刺交換や商談を通じて新規リードを獲得する
- ブランド認知の向上：業界内での存在感を高め、企業・商品の認知度を上げる
- 既存顧客との関係強化：対面でのコミュニケーションで信頼関係を深める
- 市場・競合の情報収集：業界トレンドや競合他社の動向を把握する
展示会の最大のメリットは、対面で直接商談できる点にあります。オンライン施策では得にくい「温度感のあるリード」を獲得でき、購買意欲の高い見込み顧客と接点を持てるのが強みです。
一方で、準備には時間とコストがかかるため、目的が曖昧なまま出展すると費用対効果が悪化するリスクがあります。出展前に目的を明確にし、チーム全員で共有しておくことが成功の第一歩です。
展示会の種類と自社に合った展示会の選び方
展示会にはさまざまな種類があり、自社のターゲット顧客が来場する展示会を選ぶことが成果を出すための大前提です。
| 展示会の種類 | 特徴 | 向いている企業 |
| 業界特化型 | 特定業界に絞った専門性の高い展示会 | 明確なターゲット業界がある企業、BtoB商材 |
| 総合型 | 複数業界・ジャンルが集まる大規模展示会 | 幅広い層にアプローチしたい企業 |
| BtoB向け | 企業間取引を目的とした展示会 | 法人向け商材・サービスを扱う企業 |
| BtoC向け | 一般消費者向けの展示会・イベント | 消費者向け商品を扱う企業 |
| 地域特化型 | 特定地域の企業・顧客を対象にした展示会 | 地域密着型ビジネス、地方展開を狙う企業 |
展示会を選定する際は、以下の4つの軸で比較検討することをおすすめします。
【展示会選定の4つの軸】
- 来場者数・来場者属性：ターゲット顧客が来場しているか
- 出展社の顔ぶれ：競合他社の出展状況、業界のキープレイヤーが参加しているか
- 出展費用：予算内で出展可能か、費用対効果は見込めるか
- 開催時期・場所：自社のスケジュールやアクセスに問題がないか
初めての出展は、規模が大きすぎない「業界特化型」の展示会がおすすめです。 ターゲットが明確で、競合に埋もれにくく、準備の負担も比較的軽いため、出展ノウハウを蓄積しやすいでしょう。
展示会出展にかかる費用の相場
展示会出展を検討するうえで、費用の相場感を把握しておくことは非常に重要です。
出展費用の総額は、ブースの規模によって大きく異なります。
【ブース規模別・出展費用の目安】
- 小規模ブース（1〜2小間）：50万円〜150万円
- 中規模ブース（3〜4小間）：150万円〜300万円
- 大規模ブース（5小間以上）：300万円〜500万円以上
費用の内訳は以下のとおりです。
| 費用項目 | 目安金額 | 備考 |
| 出展料（小間代） | 20万円〜50万円/小間 | 展示会により異なる。人気展示会は高め |
| ブース装飾・施工費 | 20万円〜150万円 | デザイン・施工の範囲により変動 |
| 配布物・ノベルティ制作費 | 5万円〜30万円 | パンフレット、チラシ、ノベルティなど |
| 人件費・交通費 | 10万円〜50万円 | スタッフ人数・日数・移動距離による |
| 備品・通信費・その他 | 5万円〜20万円 | 電源工事、Wi-Fi、什器レンタルなど |
出展料（小間代）だけで予算を組むと、想定外のコストで予算オーバーになりがちです。
必ず上記の項目を含めた総費用で計画を立てるようにしてください。
また、初出展の場合は予備費として総予算の10〜15%程度を確保しておくと安心です。当日の追加備品や想定外の対応にも柔軟に対処できます。
展示会出展の全体スケジュール
展示会出展を成功させるためには、計画的な準備が不可欠です。ここでは、6ヶ月前から出展後までの時系列で、各フェーズでやるべきことを詳しく解説します。
6ヶ月前〜4ヶ月前にやるべきこと
このフェーズは「企画・計画フェーズ」です。出展の土台となる目的設定や計画策定を行う、最も重要な時期といえます。
| 【6ヶ月前〜4ヶ月前の主なタスク】出展目的の明確化ターゲット顧客の設定KPI（目標指標）の設定予算策定出展する展示会の選定・申し込み社内承認の取得 |
まず取り組むべきは、出展目的の明確化です。「見込み顧客の獲得」「ブランド認知の向上」など、何を成果とするかを定め、それに紐づくKPIを設定します。
例えば、見込み顧客獲得が目的なら「名刺獲得数100枚」「商談設定数10件」といった具体的な数値目標を立てましょう。
次に、出展する展示会の選定と申し込みを行います。人気の展示会は半年以上前に申し込みが締め切られることも珍しくないため、早めの情報収集と意思決定が必要です。
社内稟議を通すためには、企画書の作成が効果的です。
「目的・期待効果・費用・スケジュール」を明記し、過去の出展データや業界の成功事例を添えると、承認を得やすくなります。
3ヶ月前〜2ヶ月前にやるべきこと
このフェーズは「設計・発注フェーズ」です。ブースの設計や制作物の発注など、具体的な準備を進めていきます。
| 【3ヶ月前〜2ヶ月前の主なタスク】ブースコンセプトの決定ブース設計・装飾の発注配布物（パンフレット・チラシ・名刺）の企画・発注ノベルティの企画・発注展示する製品・サービスの選定 |
ブース設計は、装飾会社・施工会社への依頼が必要です。
複数社から見積もりを取り、実績やデザイン提案力、対応スピードで比較検討しましょう。
依頼時には、ブースサイズ、コンセプト、予算、納期を明確に伝えることが重要です。
配布物やノベルティは、印刷・製造のリードタイムを考慮する必要があります。
特にオリジナルノベルティは製造に1ヶ月以上かかることもあるため、2ヶ月前には発注を完了させておくのが安全です。
【ポイント：発注時に伝えるべき情報】
- サイズ・数量・納期
- デザインイメージ（参考画像があれば添付）
- 予算上限
- 納品場所（会場直送 or 事務所）
1ヶ月前〜2週間前にやるべきこと
このフェーズは「集客・準備フェーズ」です。事前集客施策を実施しながら、当日に向けた体制づくりを進めます。
| 【1ヶ月前〜2週間前の主なタスク】既存顧客・見込み顧客への招待状送付メール告知・SNS発信・Webサイトでの告知スタッフ体制の確定役割分担表の作成接客トークスクリプト・FAQの準備当日オペレーションの設計 |
展示会の成果は、事前集客で大きく変わります。 既存顧客や見込み顧客には招待状を送付し、来場を促しましょう。
メール告知、SNS発信、Webサイトでの告知も並行して実施します。「ブース番号」「見どころ」「来場特典」などを伝えると、来場意欲を高められます。
スタッフの役割分担を明確にしておくことも重要です。
「呼び込み担当」「接客担当」「名刺管理・記録担当」など役割を分け、シフト表を作成しておくと当日の動きがスムーズになります。
また、接客トークスクリプトやよくある質問（FAQ）を事前に共有しておくと、スタッフ間で対応品質を揃えられます。
1週間前〜前日にやるべきこと
このフェーズは「最終確認フェーズ」です。搬入・設営の準備と、スタッフへの最終ブリーフィングを行います。
| 【1週間前〜前日の主なタスク】搬入日時・会場ルール・駐車場の確認展示物・什器・配布物の数量チェック備品の最終確認（名刺・筆記用具・充電器など）スタッフへの最終ブリーフィング緊急時の連絡体制の共有 |
搬入日時と会場ルールは必ず事前に確認しておきましょう。搬入可能な時間帯、使用できる入口、駐車場の有無などを把握しておかないと、当日慌てることになります。
スタッフ全員でのブリーフィングは必須です。目標・役割分担・接客ルール・緊急時の連絡体制を共有し、チーム全員が同じ認識で当日を迎えられるようにします。
前日には、持参する備品を最終チェックし、忘れ物がないか確認しましょう。
当日の運営と来場者対応
展示会当日は、準備の成果を発揮する本番です。開場前の最終セットアップから、来場者対応、名刺管理まで、一連の流れを確認しておきましょう。
| 【当日の主なタスク】開場前：ブースの最終セットアップ、機材の動作確認、スタッフ配置の確認開場中：来場者への声かけ、接客対応、名刺交換、情報の記録閉場後：配布物の補充、翌日の準備、名刺の整理 |
来場者への声かけは、第一印象を決める重要なポイントです。
「いらっしゃいませ」のような一般的な声かけよりも、「○○にお困りではありませんか？」「○○をお探しですか？」といった課題提起型の声かけのほうが、立ち止まってもらいやすくなります。
【ポイント：効果的な声かけ例】
- 「○○の効率化にご興味はありますか？」
- 「今、○○業界で話題の□□をご紹介しています」
- 「○○でお悩みの方に、解決策をご提案しています」
名刺交換後は、会話内容・温度感・フォロー優先度をその場でメモしておくことが重要です。
「HOT（すぐ商談につながりそう）」「WARM（興味あり・要フォロー）」「COLD（情報収集目的）」などのランク付けをしておくと、事後フォローがスムーズです。
展示会終了後のフォローアップ
展示会の成果は、「事後フォロー」で決まるといっても過言ではありません。せっかく獲得した名刺も、フォローが遅れれば競合に顧客を奪われてしまいます。
| 【展示会終了後の主なタスク】名刺のデータ化（即日〜翌日）お礼メールの送信（3営業日以内）見込み度に応じたフォロー施策の実施社内報告会の実施（1週間以内）次回出展に向けた振り返り |
名刺交換した見込み顧客には、3営業日以内にお礼メールを送ることが鉄則です。
それ以上遅れると、相手の記憶が薄れ、競合にフォローされてしまう可能性が高まります。
見込み度に応じてフォロー方法を変えるのも効果的です。
出展後1週間以内に社内報告会を実施することも重要です。目標達成度、良かった点、改善点を振り返り、次回出展に活かせるノウハウとして蓄積しましょう。
以下に、6ヶ月前から出展後までのスケジュールを一覧表でまとめました。
| 時期 | フェーズ名 | 主なタスク |
| 6ヶ月前〜4ヶ月前 | 企画・計画フェーズ | 出展目的の明確化、KPI設定、予算策定、展示会選定・申し込み、社内承認 |
| 3ヶ月前〜2ヶ月前 | 設計・発注フェーズ | ブースコンセプト決定、装飾会社への発注、配布物・ノベルティの発注 |
| 1ヶ月前〜2週間前 | 集客・準備フェーズ | 事前集客施策、スタッフ体制確定、役割分担、トークスクリプト準備 |
| 1週間前〜前日 | 最終確認フェーズ | 搬入準備、備品チェック、スタッフブリーフィング |
| 当日 | 運営フェーズ | ブースセットアップ、来場者対応、名刺管理 |
| 終了後 | フォローフェーズ | 名刺データ化、お礼メール送信、社内報告会、振り返り |
展示会出展でよくある失敗と回避策
展示会出展は準備すべきことが多く、初めての出展では思わぬ失敗をしてしまうことも少なくありません。
ここでは、よくある失敗パターンと、その回避策を紹介します。事前に把握しておくことで、同じ失敗を避けられるでしょう。
目的が曖昧なまま出展してしまう
最も多い失敗が、「なんとなく出展する」というパターンです。
「業界の展示会だから出ておこう」「競合も出展しているから」といった曖昧な動機で出展すると、成果が測れず、振り返りもできません。
結果として、費用対効果が悪化し、「展示会は効果がない」という誤った結論に至ってしまうケースも少なくありません。
| 【回避策】出展前に「何のために出展するか」「何をもって成功とするか」を明文化する目的に紐づくKPI（名刺獲得数、商談設定数など）を具体的な数値で設定する企画書を作成し、社内承認を得るプロセスを踏むことで、目的の曖昧さを防ぐ設定した目的・KPIはチーム全員で共有し、同じゴールを目指す |
「目的がない出展」は「成果がない出展」になります。 必ず目的とKPIを明確にしてから準備を進めましょう。
配布物が足りなくなる・余りすぎる
配布物の過不足は、初出展で起こりやすい失敗です。
足りなくなると、せっかく興味を持ってくれた来場者に資料を渡せず、機会損失につながります。
一方、余りすぎると無駄なコストになり、保管場所にも困ることになります。
| 【回避策】必要部数は「来場者数 × 自社ブース立ち寄り率 × 配布率」で算出する算出した数量に予備として10〜20%を上乗せする過去の出展データがない場合は、主催者発表の来場者数と競合ブースの規模を参考に推定する |
例えば、来場者数10,000人の展示会で、自社ブースへの立ち寄り率を5%、配布率を80%と仮定すると、必要部数は「10,000 × 5% × 80% = 400部」となります。
ここに予備20%を加えて、約480部を用意するイメージです。
スタッフの役割分担が曖昧でブースが機能しない
「全員が同じ動きをしてしまう」というのも、よくある失敗です。
役割分担が曖昧だと、呼び込みが手薄になったり、来場者対応が重複したりして非効率になります。
また、誰が名刺を管理するのか決まっていないと、貴重なリード情報が散逸してしまうリスクもあります。
| 【回避策】「呼び込み担当」「接客担当」「名刺管理・記録担当」など役割を明確に分けるシフト表を作成し、休憩時間も含めて誰がいつ何をするかを可視化する事前にブリーフィングを実施し、接客トークスクリプトやFAQを共有しておく |
スタッフ全員が「自分の役割」を理解していれば、ブースは効率的に機能します。
展示会後のフォローを怠り、リードが放置される
名刺を集めるだけで満足し、フォローが遅れてしまうのも典型的な失敗パターンです。
展示会で名刺交換した見込み顧客は、同時に競合とも名刺交換している可能性が高いです。
フォローが遅れれば、競合に先を越されて顧客を奪われてしまいます。
| 【回避策】展示会前に「誰が・いつまでに・どの方法でフォローするか」を決めておく名刺のデータ化は即日〜翌日に完了させるお礼メールは3営業日以内に送る体制を構築するお礼メールのテンプレートは事前に用意しておく |
「名刺を集めて終わり」は最大の機会損失です。
フォロー体制を事前に設計しておき、展示会終了後すぐに動ける状態を整えておきましょう。
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この記事では、展示会出展の流れを6ヶ月前から出展後まで時系列で解説してきました。最後に、重要なポイントを振り返っておきましょう。
展示会出展は準備すべきことが多いですが、本記事で紹介した流れとチェックリストに沿って進めれば、初めての出展でも成果を出すことができます。
計画的に準備を進め、展示会を成功させましょう。
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